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大家好！

昨天我和大家列举了一些重要的“关键算子”，通过这ܫ些关键算子，在线数据表上各种数据𝄹所反映出来的状态和趋势将变得更为精细化，为行政采购工作的精细化添砖加瓦。

在𝓀今天的文章中，我将和大家分享一下如何通过“𝄹基础数据表”的方式，将这些过程指标与主表的管理联系在一起。

与上一篇文章相比，本篇更为注重落地和实践。

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关于“基础数据表”

这里我结合过往的经验，对如何将关键算子结合到主数据表中进行简单的说明。

相信大家已经在上文的描述中发现了一些蛛丝马迹，即我们可以针对每一个算子，♊设计相应的数ಌ据表，然后通过公式联立到主表之中，参与主表中的各种运算，最终呈现的将是运算结果。

这样做的目的只有一个，也就是确保这些算子能够独立进行维护。

什么叫独立维护呢？

首先，我们需🧸要知道，行政采购工作并不会是一成不变的，采购的物资类型也会随着企业规模和业务的变化而出现差异，这就决定了这些算子会经常发生改变和更新的。

用过Excel的同学都知道，如果要在某个（列）单元格上实现下拉列表功能的话，需要进入“数据验证”功能进行相应ꦕཧ的配置，主要是在配置框中定义相应的选项。

如果是在配💦置框中直接定义下拉列表选项的话，那么一旦需要修改配置项的话，需要手动选中所有的单元𓃲格，然后进入配置对话框中进行修改，效率非常低，并且非常容易出错。

我的日常习惯是，针对于这些选项，我会在Excel中新建一个过程表，在过程表中的某一列上输入各个选项，一个单元格🦂对应一𒊎个选项，然后在配置对话框中选中这一列就行了。

这就是数据表中的“引用”原则，当引用源出现变化时，所有的相关引用都会同步更新。

这样做有两个好处。

首先，这些选项更为醒目，便于在选项设计时实现“所见即所得”式的对照，

其次，一旦这些选😼项出现修改后，那么直接在过程表ꦇ上进行一次“单点更新”即可，更新的结果将会直接反映在所有联立的单元格中，实现一种半自动的更新。

三类基础数据表

第一类基础数据表是采购物资名录。

采购物资是行政采购工作的核心数据之一，也是“数据中的数据”，采购工作的所有环节都与该数据密切相关。

无论是通过在线数据表对行政采购工作进行💝管♏理，还是通过复杂的系统进行管理，我们都需要在系统中输入采购物资名录。

一个详实准确、符合当前行政采购现状的详表对于后续的工作非常重要。

在此基础上，我们可以衍生出更多的二级数据表，也就是采购物资与其相关算子的对照数据表。

如果大家管理过其他业务模块的话，那么也一定会遇到这样的“数据中的数据”。

比如对于人力资源部门的全员名单，在这样一份🌸名单中，会包含每个人的基础数据，如入职日期、身份证号、学历、试用期时间等，这一全员名单也是后续实施人🍸力资源管理的基础。

同样地，基于这张全员名单，我们可以补充相应的对照项，比如上一篇中所说的各种阈值，从而形成相第三类𝄹基础数据表，也就是ಌ“算子对照清单”。

第二类数据表是备用物资名录。

在♏行政采购工作中，我们大概率会遇到物资缺货的情况，特别是因为一些不可抗力所导致的，因此我们需要有一个“备用物资名录”。

?根据上述原则二，我们需要针对一些ℱ风险事项做好相应的替代方案，比如，一些可能存在的物资缺货💯现象是重要的风险事项之一，是需要我们尽力消除的。

备用物资名录🐈的基础数据仍然来源于“物资名录”中所有涉及到的采购物资，在这些物资的基础上，找到具有风险的物资，然后结合过往的经验和一定的调研工作，一一增加多个可替代ᩚᩚᩚᩚᩚᩚ⁤⁤⁤⁤ᩚ⁤⁤⁤⁤ᩚ⁤⁤⁤⁤ᩚ𒀱ᩚᩚᩚ方案，以备不时之需。

这一类数据表可以和主表进行关联，主要方式是在主表中增加相☂应的引用列，当新增了某一个物资的条目时，该列中将自动提示相应的替代方案。

不过，我的建议是不与主𝔍表进🎃行关联，而是作为一张单独的表维护，只有在需要时，才进行对照查看，这样不会影响主表的体验。

第三类基础数据表则是相应的算子对照清单。

算子对照清单就是🅠上一篇文章中所说的各种阈值，比如建议采购数量、通常采购时长等，每一个阈值对应一张对照清🦩单。

这类基础数据表是直接与主表进行关联的，可以引用作为主表中相关下拉列🐎表的选项，也可以通过lookup系函数参与主表上更为精细化的运算。

大家如果感兴趣的话，可以按照上述说明进行尝试，这样的方式不仅仅可以用于本专题所专注的💟行政采购类事项，也能够用于其他事项。

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作者 Meta烟中雯城

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